2026年7月22日，国务院总理李强签署第841号国务院令，公布《国务院关于出境入境管理的规定》（以下简称《规定》），自2026年9月15日起施行。新规共19条，遵循“急用先行”原则，重点补齐公民出境安全、外国人入境和中介服务监管三方面的制度短板。
对于广大外贸企业而言，这次新规带来的影响尤为直接——客户来华签证审核全面收紧，出境限制更加明确。稍有不慎，轻则罚款，重则客户被禁入数年，企业信誉受损。今天我们就结合外贸快车一站式外贸独立站SaaS平台，为大家梳理新规下的两大“红线”及合规应对策略。
一、签证材料造假：最高5年不准入境，千万别心存侥幸
《规定》第五条明确：外国人在境外申请办理中国签证或者在口岸申请入境时提供虚假材料、作出虚假陈述的，移民管理机构、签证机关可以决定1年至5年以内不准其入境。
这意味着，如果你的海外客户为了图方便，提供了伪造的公司资信证明、篡改的合同或虚假的行程安排，一旦被查实，“客户将被列入1至5年不准入境名单”。更严重的是，《规定》第三条还明确，出境入境人员提供虚假材料、作出虚假陈述的，移民管理机构有权决定不予签发出境入境证件或者不准其出境、入境。
外贸实战中，有些客户为加快签证办理速度，可能会要求企业配合出具“包装”过的材料“新规之下，这条路已经被彻底堵死”。
对此，外贸快车的独立站智能分析系统可以帮助外贸企业对海外客户进行"数字化背景筛查"。通过系统沉淀的客户询盘记录、采购行为数据和历史交易信息，外贸企业可以在出具邀请函之前，对客户的公司资质、合作真实性进行多维度评估，从源头杜绝与“问题客户”合作的风险。
二、虚假邀请函：单位最高罚5万，个人最高罚1万
邀请客户来华，是外贸企业最日常的业务场景之一。但新规之下，出具邀请函再也不是“走个形式”那么简单。
《规定》第三条要求：单位或者个人为出境入境人员出具邀请函件或者其他申请材料的，应当对邀请内容和证明事项的真实性负责，并配合移民管理机构、签证机关核实有关信息。
而第十一条则明确了罚则：个人为他人申请出境入境、停留居留出具虚假邀请函件或者其他申请材料的，由移民管理机构处5000元以上1万元以下罚款；有违法所得的，没收违法所得。“单位有前述行为的，处1万元以上5万元以下罚款”，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处5000元以上1万元以下罚款。
实践中，以下三种情况最容易踩雷：
第一，帮不明底细的新客户出具邀请函。 不少外贸人遇到过这样的情况：新客户上来就要邀请函，对产品本身却不怎么关心。有些自称来自尼日利亚、加纳等国的客户，拿到邀请函后可能“黑”在中国，给企业带来严重后果。
第二，使用模板邀请函或篡改合同。 有外贸人私自篡改合作购销合同，同时递交模糊不合规的邀请函作为佐证文件，结果导致客户签证被拒。新规实施后，这类行为面临的将不仅是拒签，还有高额罚款。
第三，帮助客户“编造”来华事由。明明是来旅游的客户，却让企业出具商务邀请函；明明是来考察的客户，却写成采购签约。一旦被移民管理机构核查发现，邀请单位将承担直接责任。
三、外贸快车助力企业合规经营，数字化工具成刚需
面对日益严格的出入境管理新规，外贸企业不能再靠“人情”和“关系”走捷径，而必须依靠**规范化的业务流程和数字化的管理工具**。
外贸快车作为中国外贸独立站一站式SaaS系统，涵盖**智能建站系统、多功能独立站管理系统、多方式在线洽谈系统、独立站智能分析系统**四大功能模块。在外贸企业邀请客户来华的业务场景中，“外贸快车”可以从以下三个方面助力合规：
一是客户背景数字化管理。 通过独立站管理系统沉淀的客户询盘、往来邮件和交易记录，企业可以追溯客户的历史合作情况，对首次合作的客户进行充分的背景调查，避免为来路不明的客户出具邀请函。
二是商务沟通留痕可追溯。多方式在线洽谈系统记录企业与客户的所有沟通内容。当移民管理机构需要核实邀请内容的真实性时，企业可以迅速提供完整的沟通记录和合作证据，配合审查。
三是品牌形象专业化提升。 通过智能建站系统打造专业的品牌独立站，展示企业的真实经营状况和行业地位。一个拥有完善独立站的企业，在为客户出具邀请函时，本身就能证明自身的合法经营资质，也更容易通过商务部门和贸促会的审核。
四、外贸企业合规邀请客户的“三步法”
面对9月15日即将落地的新规，外贸企业应尽快建立以下合规流程：
第一步：严格审核客户资质。在出具邀请函之前，要求客户提供公司营业执照、在职证明、过往合作记录等材料。对于首次合作的客户，可通过“外贸快车”的客户管理系统进行信息比对和风险评估。
第二步：确保邀请函内容真实准确。邀请函需包含被邀请人姓名、护照号码、来华事由、停留时间、费用安排等完整信息，并由法人签名并加盖单位公章。不得为任何虚假事由出具邀请函。
第三步：保留完整业务凭证。 保存与客户的所有业务往来记录，包括合同、订单、付款凭证、沟通邮件等。这些材料不仅是企业正常经营的证明，也是在移民管理机构核查时的重要依据。
9月15日，《国务院关于出境入境管理的规定》将正式施行。新规不是针对守法外贸企业的“紧箍咒”，而是“对虚假材料、违规操作的有力打击”。对于那些合规经营、注重客户真实性的外贸企业来说，新规反而净化了市场环境，让真正有实力的企业获得更公平的竞争空间。
在这个合规为王的时代，外贸快车愿与中国外贸企业一道，用数字化工具赋能合规经营，助力品牌出海行稳致远。距离9月15日还有不到一个月的时间，请务必自查整改，千万别让一张虚假的邀请函，毁掉多年积累的客户关系和商业信誉。
